¿Qué es la gestión de compras? Si te has preguntado alguna vez cuando estás en una tienda o en un centro comercial cómo llegan hasta ahí todos los productos, estás en el sitio adecuado.

¿Cuál es la logística para la adquisición, manejo e inventario de todas las cosas que vende o promociona un establecimiento? Este ciclo de abastecimiento de una compañía ya sea mediana o grande, es manejada y gestionada por un área o división denominada como gestión de compras.

Veamos con mayor profundidad lo que aborda la gestión de compras y aprovisionamiento y como ella afecta positivamente a la empresa.

Pero antes, si quieres saber más sobre cómo gestionar tu empresa o rentabilizar tus compras, te recomendamos que visites los siguientes artículos:

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¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es aquella que se encarga de administrar las acciones relacionadas con la logística de una empresa. Es decir, sus funciones comprende el planificar y controlar el inventario de productos, contacta con los proveedores y vigila que todo lo relacionado con estos productos funcione correctamente hasta su venta. En muchos casos, las empresas recurren a  la ayuda de una consultoría especializada en la materia.

De acuerdo con esta definición podemos resaltar que la gestión de compra de una compañía administra principalmente la organización, control y auditoria de las empresas.

  1. Controla el movimiento y manipulación de la materia prima desde el lugar donde se encuentran hasta el lugar donde se transformarán en productos semielaborado o acabados.
  2. Gestiona los procesos y la información que permiten que el producto llegue en la forma y las condiciones que el consumidor demanda.

En definitiva, la gestión de compras proporciona una mirada horizontal e integrada todas las operaciones que se llevan a cabo desde el momento que se pauta un contrato con el proveedor hasta la entrega final del producto al cliente.

Proceso de gestión de compras

Para ver este ciclo de actividades de la gestión de compras con mayor detenimiento, empecemos desglosándolo en 3 partes:

  • Aprovisionamiento: Desarrollo de estrategias y proyectos para la consolidación de nuevos contratos para la compra de materia prima o productos ya semi facturados para la venta y distribución en otros sectores y espacios geográficos de mundo.
  • Producción: Toda la logística de control de seguridad y transporte necesarios para el desarrollo fructífero del traslado de la materia prima a los departamentos de confección y producción de la compañía o empresa anexa.
  • Distribución: Último paso a realizar antes de dejar los productos en los almacenes de las compañías. Este proceso de logística de compras tramita las actividades correspondientes a los productos ya acabados (ciclo anterior de producción en fábricas) hasta su llegada final a los consumidores.

Sin el desarrollo y gestión adecuada de este proceso de compras de bienes y servicios dentro de una empresa es probable que empiecen a ocasionar desfase en el inventario y distribución de materiales dentro y fuera de la empresa.  Este es uno de los principales factores que pueden ocasionar la ruina o el éxito a una compañía si es gestionado con la rigurosidad que se merece. El cómo gestionar las comprar y suministros de una empresa es una tarea que abarca tanto aspectos estratégicos como operativos.

Importancia de la gestión de compras

Con el buen funcionamiento de la logística de compras la empresa tiene registrado y controlado los siguientes elementos.

Contola tu inventario de bienes

Los departamentos de logística de compra y abastecimiento tienen la potestad y responsabilidad de solicitar, custodiar y administrar el inventario y de identificar nuevos y mejores productos y materiales para que sean usados por la empresa.

Ajusta los precios a tu empresa

El área de logística de compras mantiene el control del precio real y neto de los bienes y servicios por y para la empresa. Es uno de los objetivos principales de este departamento. Es, por consiguiente, necesario que cada profesional en esta división busque comprar lo mejor en cuanto a calidad sin sacrificar todo el capital monetario de la empresa. Además, dentro de este apartado debemos incluir las negociaciones con los proveedores, los presupuestos, tarifas y métodos de transporte que mejor se adapten a la estrategia de aprovisionamiento de la compañía.

Gestiona los niveles del inventario

Otro de los objetivos de la división de control de compras es conservar una oferta de inventario favorecedora tanto para la empresa como para los fabricantes y proveedores. Además, debe contar con la garantía de percibir y obtener los bienes y servicios necesarios sin perder calidad ni caer en contratiempos.

Mejora tu relación con los proveedores

La gestión de compras también busca desarrollar vínculos laborales de larga duración con los proveedores y es que, al tener un mejor trato con los proveedores, productores, transportistas y demás centro de desarrollo que se involucrados se obtienen mejores beneficios por y para la empresa.

¿Por qué contar con un sistema de gestión de compras?

El departamento de compras informatizadas ayuda a mejorar el margen comercial de la empresa en un ámbito de la gestión empresarial en auge. Dicha división está capacitada para gestionar los pedidos, controlar las existencias, conocer la normativa legal referida al inventario y analizar los ratios económicos y comerciales. En definitiva, para aplicar una política de compras eficaz basada en la competividad: precio, calidad y servicio.

La relación entre los proveedores de materias primas, los fabricantes de los productos, los distribuidores, los transportistas, los puntos de venta y los establecimientos comerciales encargados de venderlos son algunos de los escenarios y realidades que la división de gestión de compras debe homologar. De este modo se conseguirá llegar a los mejores términos y tiempos para el desarrollo y funcionamiento de una compañía, ya venda algún producto o servicio. Es lo que se conoce como gestión de la cadena de suministros o SCM (Siglas en ingles de supply Chain Management)

Para poder ver mejor estas dinámicas, transformemos las empresas en un cúmulo perfecto de engranajes que están en constante funcionamiento entrelazándose para una mejor productividad y avance.  Es un departamento responsable de realizar las actividades de compra de bienes, servicios e inventarios necesarios para la ejecución satisfactoria de la compañía. También, es el encargado de controlar el costo de los bienes ordenados, los niveles de inventario y desarrollar buenas relaciones con los proveedores.

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