Cuando pensamos en tecnología para eventos, muchas veces lo primero que se nos viene a la mente son grandes juegos de imagen y sonido. Este tipo de tecnología forma parte de los espectáculos y es, por ello, fundamental.
Pero queremos presentarte otro tipo de tecnología, que suele pasar más desapercibida, pero que es la que hace posible la gestión del evento de forma eficiente, permitiendo al organizador tener todo bajo control y creando una experiencia fluida para los asistentes. Descubre los tres tipos de herramientas tecnológicas que cambiarán la vida de cualquier organizador de eventos.
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Los tipos de tecnología para eventos que te ayudarán
Sin más dilación, vamos a pasar a ver los tres tipos de tecnología para eventos que te ayudarán a organizarte sin problemas:
Tecnología para gestionar la venta de entradas online
Uno de los principales aspectos en los que la tecnología para eventos ha revolucionado las gestiones que tienen que realizar los organizadores de eventos antes del día D es la posibilidad de vender entradas online de forma cómoda y eficiente.
Los asistentes a eventos, hoy en día, ya han dejado de contemplar la necesidad de desplazarse para comprar entradas en taquilla. La comodidad de hacerlo online desde cualquier dispositivo se suma a la facilidad para realizar las gestiones y la seguridad de tener su entrada en su bandeja de correo electrónico, reduciendo significativamente las posibilidades de perderla.
Los asistentes están contentos con esta tecnología para eventos, pero las mayores ventajas son para el organizador. Estas son algunas de las principales:
- Vender entradas online reduce significativamente los costes: personal necesario para gestionar la venta, impresión de entradas…
- Conocer mejor al público del evento: la venta de entradas online a través de un software que incluya formularios de compra o inscripción permite no solo obtener los datos básicos del comprador necesarios para tramitar la transacción, sino también solicitar otro tipo de datos como la procedencia, mediante los cuales conocer mejor el perfil de los asistentes al evento. Esto será de gran ayuda para comercializar y también para diseñar más acertadamente futuras ediciones. También sería posible utilizar estos campos para solicitar información más práctica como, por ejemplo, realizar en el momento de la compra de la entrada la elección del plato principal que tomará, en un evento pequeño cuyo organizador necesite tener previsto de antemano el número de platos de cada tipo que habrá de servir.
- Llegar a más asistentes potenciales: el mundo online permite llegar a un mayor número de personas, estén donde estén (aunque es interesante combinarlo con comunicación offline en muchos casos) y facilita que los asistentes confirmados compartan en su entorno la información.
- Un soporte de comunicación: una taquilla virtual es una oportunidad para comunicar e introducir a los asistentes en el universo del evento. La página en la que se introduzca el widget de venta online, las entradas, el email de confirmación… Todos estos espacios son ideales para personalizarlos a imagen del evento o incluso para ofrecerlos a patrocinadores.
- Recoger datos y comunicarse con los asistentes: mediante la venta en taquilla física, el organizador no obtiene ningún dato de los asistentes que pueda utilizar a posteriori, ya sea para comunicar sobre futuros eventos o para poder ponerse en contacto en caso de necesidad por cualquier cambio, incidencia, recordar información práctica, enviar la normativa del evento…
El control de acceso: un momento crítico
Este punto está estrechamente relacionado con el anterior. Tras la venta de entradas, sea en taquilla física u online, y llegado el día de celebración, la tecnología para eventos vuelve a cobrar importancia para realizar un control de las mismas en los puntos de acceso al recinto. Un sistema de venta de entradas online como el que comentábamos anteriormente —que, además, puede tener también funcionalidades que permitan, como complemento, la venta en taquilla física de forma que ambas modalidades estén gestionadas mediante el mismo software— debería contar siempre con una tecnología de control de acceso.
La tecnología más utilizada para el control de acceso es un código QR colocado en las entradas físicas o en los e-tickets y lectores —ya sean lectores profesionales o una app para descargar en el móvil— para validar dichos códigos en el momento de acceder al evento, detectando así los códigos que ya han sido escaneados previamente y evitando posibles fraudes. Con la combinación de la venta de entradas online y el control de acceso, el control de aforo es más fácil que nunca. Si además la tecnología para eventos utilizada permite descargar informes, el control de acceso se convierte en una fuente de datos muy valiosos para las siguientes ediciones.
Pagos sin contacto y mucho más con el sistema cashless
No todos los organizadores de eventos tienen la necesidad de gestionar pagos in situ en su evento, pero sí es habitual en eventos de cierta envergadura. Si en el evento se vende comida y bebida o incluso merchandising, la tecnología para eventos puede ser de nuevo el mejor aliado del organizador.
Con el sistema de pago cashless se entrega a los asistentes una tarjeta o pulsera que podrán recargar (incluso antes del evento) y se utilizará para pagar en el evento. Es una fórmula con la que todos salen ganando y que aporta muchísimos más de lo que pueda parecer a simple vista.
La experiencia de los asistentes es mucho más fluida, evitando las largas colas y reduciendo drásticamente los riesgos de hurto o robo. Por su parte, el organizador tiene todo bajo control: informes detallados, seguridad en los pagos, terminales robustos a prueba de líquidos o grasa, recargas y reembolsos online, control NFC de las zonas restringidas y muchas más funcionalidades que se adaptan a cualquier tipo de evento. ¡Y además, consigue aumentar las ventas! ¡Son todo ventajas!
El sistema cashless es el rey de la tecnología para eventos. El presente y el futuro del pago en eventos. Si quieres conocerlo más a fondo, no dudes en descargarte aquí el Libro Blanco del Cashless.
¡Alíate con la tecnología para eventos y lleva tu evento al siguiente nivel! Si este artículo de Aplicaciones y Tecnología te ha servido de ayuda, no olvides compartirlo en tus redes sociales.
